Внедрение системы электронного документооборота (СЭД)
Контролируйте все деловые процессы в организации
Отправьте заявку на консультацию по внедрению СЭД
Как часто подобные ситуации встречаются в вашей организации?
Нет единого инструмента учета
Чтобы доступ к нему был у всех, но с определенным разграничением для категорий сотрудников.
Как отследить выполнение?
Сложно следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей
Потерялся какой-то документ
В очередной раз документ "пошел" на согласование, но его нет ни у руководителя, ни у секретаря
Согласование документа затянулось
Потому что руководители и директор были перегружены – что-то забывалось, где-то примечания рецензентов были прямо противоположные.
Ознакомьтесь с нашим решением, которое интегрирует движение документов в сквозные бизнес-процессы и избавляет дорогостоящих специалистов от рутины.
Соберите весь документооборот в одной системе
Сама по себе система электронного документооборота (СЭД) – это просто программа. Она не будет приносить никакой пользы, если не работать в ней. Чтобы начать работу, нужно СЭД правильно и качественно настроить. Да, часто это целые проекты внедрения на пару месяцев.
Оцените ваши новые возможности с СЭД
Рост эффективности труда
Автоматизированный поиск по любому запросу позволяет существенно сократить время обработки документов, обеспечить контроль своевременности их исполнения.
Гибкость работы над документом
Сотрудники получают мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появляется возможность оперативно вносить исправления, доступа к документам можно разграничить по исполнителям.
Исключается человеческий фактор
Минимизируется влияние «человеческого фактора», исключаются ошибки, связанные с ним.
Быстрый обмен информацией
Улучшаются взаимодействия как между отдельными исполнителями, так и между подразделениями компании. Обмена информацией и прохождение управленческих сигналов ускоряются.
Сокращение сроков исполнения
Сокращается время создания, согласования и утверждения документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа.
Защита документа
Повышается степени защиты документации от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа
Поговорите с экспертом о возможностях СЭД
Изменения — это то, чему естественным образом сопротивляется любое человеческое существо. Внедряя в организации что-то новое, необходимо настроиться на то, что изменения — это нечто, происходящее постоянно и приносящее новые возможности.
Какие этапы внедрения нужно пройти
1
Определение целей и задач
Построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее
2
Анализ системы делопроизводства
тщательный аудит организационной структуры, документов и процедур, которые применяются в организации.
3
Оптимизация делопроизводства
Если работа с документами на предприятии не упорядочена, прописывают необходимые регламенты.
4
Создание проекта автоматизации ЭДО
Определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.
5
Внедрение документооборота
На этом этапе на компьютеры устанавливают ПО, создают пользовательские аккаунты, налаживают связь между пользователями, формируют уровни доступа, а также вводят в оборот электронную подпись и закрепляют правила её использования
6
Интеграция
Если система поддерживает интеграцию с другим ПО, то ЭДО встраивают в программы, которые и так используют в компании.
7
Обучение сотрудников работе
Для этого в том числе разрабатывают инструкции и памятки с порядком работы с документами и правилами использования электронной подписи.
Осталось оставить заявку!
